Analisi SWOT cosa è?

L'analisi SWOT, nota anche come matrice SWOT, è un’attività finalizzata ad approfondire le condizioni di contesto in cui un progetto lavorativo si svolge:

• Strengths, Punti di forza
• Weaknesses, Punti di debolezza
• Opportunities, Opportunità 
• Threats, Minacce

I punti di forza e debolezza sono fattori interni, in quanto dipendono dall’organizzazione del progetto, mentre opportunità e minacce sono fattori esterni, perché non se ne può avere il controllo.

L’analisi SWOT consiste fondamentalmente nella creazione di una lista con aspetti positivi e negativi del vostro business. La stesura di una matrice SWOT consentirà quindi di acquisire informazioni strutturate dettagliate per guidare il processo decisionale riguardante un progetto in tutte le fasi di realizzazione.
Grazie all’analisi SWOT è possibile valutare come:

• sviluppare i punti di forza della propria organizzazione;
• correggere i punti di debolezza dei processi;
• cogliere le opportunità del mercato di riferimento;
• rispondere alle minacce che possono ostacolare il lavoro.

Analisi SWOT: quando si fa?

L’analisi SWOT è usata per valutare le attività specifiche di un progetto al fine di ottimizzarne il potenziale e per valutare i rischi, per determinarne le modalità di gestione più adeguate.

L'efficacia della matrice SWOT dipende dalla lettura incrociata delle informazioni prese in analisi. Per rendere più agevole la lettura, i risultati dell’analisi SWOT vengono presentati in forma sintetica in una tabella e descritti più approfonditamente in un secondo foglio.

Il suo ambito di utilizzo nel Project Management è costituito sia dal controllo delle aree di pianificazione e di rischio, sia dal dall’individuazione dei benefici di progetto e delle aree di creazione di valore e di vantaggio competitivo.

Punti dell’analisi SWOT

"Strenghts" e "Weakness" sonno fattori interni, mentre "Opportunities" e "Threats" sono fattori esterni.

"Strenghts" e "Weakness" sono fattori interni, mentre "Opportunities" e "Threats" sono fattori esterni.

Fattori interni

I punti di forza e debolezza possono essere tenuti sotto controllo. Questi sono, ad esempio:

• cultura aziendale
• reputazione
• lista dei clienti
• posizione geografica
• personalità dello staff
• partnership del business
• proprietà intellettuale
• risorse aziendali

Fattori esterni

Al contrario, opportunità e minacce sono fattori indipendenti dal vostro controllo. Potete tentare di prevederli o creare le condizioni per un cambiamento favorevole. Tra questi vi sono, ad esempio:

• normative vigenti
• fornitori
• competitor
• situazioni dell’economia
• dimensione del mercato
• trend 
• finanziamenti
• condizioni atmosferiche

Analisi SWOT: come si fa?

L’obiettivo, all'inizio di un nuovo business, generalmente è l’identificazione completa di tutte le azioni utili e dei potenziali rischi in modo da predisporre un business plan. Se è condotta nel corso di un progetto già avviato, l’obiettivo potrebbe essere rivalutarne il budget e l’organizzazione.

Poiché gli obiettivi possono variare, anche i quesiti di fondo cui rispondere per far emergere le informazioni necessarie possono essere diversi.

Non c’è quindi una serie predefinita di domande: prima di ogni sessione il Project Manager dovrà produrre e comunicare ai partecipanti lo specifico set di quesiti da utilizzare in modo da focalizzare l’attenzione ed il coinvolgimento.

Fasi dell’analisi SWOT

I quattro punti dell’analisi SWOT sono sempre in correlazione tra loro.

Punti di forza

Si tratta di fattori interni positivi che incidono sulle performance della vostra attività. Per quanto possano risultare difficili da gestire, dovrebbero essere sotto il vostro controllo.

• L’azienda dispone delle necessarie competenze?
• Qual è il budget disponibile?
• Qual è l’esperienza del team di progetto su progetti simili?

Punti di debolezza

Sono fattori interni negativi che incidono sulle performance della vostra attività.

• L’azienda ha un budget per gestire i rischi associati al progetto?
• Quali sono gli svantaggi del progetto?
• La pianificazione è oggettiva e realistica?

Opportunità

Si tratta di fattori esterni che possono influenzare positivamente il vostro business. La maggior parte può essere fuori dal vostro controllo, ma potete sfruttarli per migliorare:

• Il progetto si svolgerà in un’unica location o più location?
• Il progetto avrà anche un’articolazione internazionale?
• Il progetto consente di sfruttare le tendenze del settore cui si applica?

Minacce

Sono fattori esterni che possono avere influenze negative sul progetto.

• C’è una concorrenza già consolidata nelle aree in questione?
• La struttura di costi è compatibile con il valore da creare e con le caratteristiche della concorrenza?
• Il personale con le competenze necessarie al progetto è difficilmente reperibile o sostituibile?

Esempio di analisi SWOT

Ecco un esempio pratico di analisi SWOT, realizzato per un’attività di vendita online di accessori per la casa artigianali personalizzati. Sebbene durante il brainstorming siano emersi molti altri fattori, questi sono stati selezionati come i più importanti.

Punti di forza

• La realizzazione a livello locale consente l’evasione più rapida degli ordini
• Molti clienti abituali aiutano a promuovere l’attività col passaparola
• Un buon geo-posizionamento organico genera traffico gratuito

Punti di debolezza

• Prezzo non competitivo dei prodotti
• I costi più elevati si traducono in meno opzioni a causa dei costi d’inventario
• La possibilità di personalizzare i prodotti abbassa la velocità di produzione

Opportunità

• Un sito internet potrebbe rendere più semplice l’ordine e l’acquisto
• I nuovi canali di pubblicità a pagamento come Instagram e Pinterest possono essere efficaci
• Gli accessori di home design personalizzati sono di moda

Minacce

• Molti concorrenti stanno abbassando i prezzi
• Il sito web è difficile da utilizzare sui dispositivi mobili
• Se l’Euro è forte, rischiano di diminuire le vendite internazionali

Conclusioni

Quali strategie potrebbe implementare il proprietario dell’attività per trarre vantaggio da queste informazioni? Ricordate: in questo contesto non esistono risposte giuste o sbagliate.

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